Business center trong khách sạn là gì? Công việc của Business center

Trong ngành Khách sạn, Business Center được hiểu là tổ dịch vụ văn phòng hay trung tâm thương vụ. Business Center chỉ một không gian văn phòng chuyên dụng, có đầy đủ từ bàn ghế làm việc cho đến máy in, máy fax, máy chủ và nhiều hơn thế nữa.

Ngoại trừ dân chuyên ngành Quản trị Nhà hàng - Khách sạn thì hầu hết mọi người không biết về sự có mặt của Business center. Vậy Business center là gì? Các nhân viên Business center làm những công việc gì trong khách sạn?

Business center là gì?

Trong ngành Khách sạn, Business Center được hiểu là tổ dịch vụ văn phòng hay trung tâm thương vụ. Business Center chỉ một không gian văn phòng chuyên dụng, có đầy đủ từ bàn ghế làm việc cho đến máy in, máy fax, máy chủ và nhiều hơn thế nữa.

Bộ phận này sẽ đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan đến văn phòng của khách sạn, bao gồm: Gửi - kiểm tra fax, email, giấy tờ… Business Center hỗ trợ kết nối giữa các bộ phận/ phòng ban trong khách sạn, đồng thời tiếp nhận kịp thời phản hồi của các khách hàng để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bên cạnh đó, Business Center còn tiếp nhận những yêu cầu về phiên dịch, thông dịch cũng như phương tiện đi lại cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ lưu trú tại khách sạn (đặt tour, đặt xe…)

Hiện nay, ở những khách sạn cao cấp 4 - 5 sao thì mới có bộ phận Business Center (tổ dịch vụ văn phòng) riêng biệt. Tại những khách sạn nhỏ hơn thì công việc của Business Center sẽ được gộp vào các bộ phận tiền sảnh khách sạn (FO).

Công việc cụ thể của Business Center gồm những gì?

Nhân viên thuộc bộ phận tổ dịch vụ văn phòng sẽ đảm nhận các công việc sau:

• Cung cấp các dịch vụ văn phòng cho khách, bao gồm: Gửi fax/ email, đánh máy, photocopy, dịch thuật…

• Kiểm tra, giám sát và bảo quản các trang thiết bị trong phòng Business Center, đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt.

• Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng khi sử dụng các lưu trú của khách sạn như: Phiên dịch, thông dịch, phương tiện di chuyển…

• Góp phần hỗ trợ truyền thông cho khách sạn, xây dựng thương hiệu.

• Chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị cho cuộc họp hoặc thảo luận của các bộ phận khách sạn.

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Quản lý và Trưởng bộ phận lễ tân.

Những yêu cầu đối với nhân viên Business Center 

Để trở thành nhân viên tổ dịch vụ văn phòng, bạn phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Có chứng chỉ nghiệp vụ khách sạn hoặc bằng cấp của các chuyên ngành liên quan.

• Có tinh thần phục vụ khách hàng là trên hết, tính cách thân thiện, vui vẻ, nhiệt tình, chịu khó…

• Sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng như word, excel, powerpoint…

• Sử dụng thành thạo các công cụ máy fax, máy in, photocopy…

• Sử dụng thành thạo 1 - 2 ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng anh để phục vụ nhu cầu dịch thuật cho khách hàng.

Quy trình chuyển fax cho khách của nhân viên Business Center

Quy trình làm việc của nhân viên tổ dịch vụ văn phòng khách sạn bao gồm:

Bước 1: Khi nhận fax của khách hàng gửi đến, nhân viên Business Center phải yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin về fax, email, địa chỉ, số điện thoại, tổng số tài liệu cần gửi và xác nhận lại với khách hàng.

Bước 2: Nếu một bản fax được gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ thì từ địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới, nhân việc phải viết ra giấy đầy đủ và chi tiết đúng theo yêu cầu của khách.

Bước 3: Nhân viên Business Center phải đề nghị khách hàng sao chụp lại bản fax trước khi gửi trong trường hợp bản fax của khách quá mỏng hoặc kích thước to hơn khổ giấy thông thường.

Bước 4: Nhân viên tổ dịch vụ văn phòng khách sạn phải thông báo giá cước và hỏi khách hàng hình thức thanh toán trước khi gửi fax.

Bước 5: Nhân viên Business Center phải ghi vào sổ gửi fax đầy đủ các thông tin sau: Họ và tên khách hàng, số phòng đàn ở, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi.

Bước 6: Nếu máy fax báo tín hiệu tài liệu không chuyển được thì phải nhanh chóng liên hệ lại với khách hàng để kiểm tra lại số fax hoặc xin khách số fax mới. Còn nếu máy fax ở đầu kia báo bận thì ngưng gửi và báo khách ít phút sau sẽ gửi lại.

Bước 7: Khi tài liệu đã gửi xong, nếu khách ở đó thì nhân viên Business Center phải gửi trả lại bản fax cho khách kèm với tờ activity report được in tự động từ máy fax. Còn nếu khách không ở đó thì thì nhân viên Business Center  phải cho tài liệu vào phong bì, bên ngoài ghi rõ họ tên khách hàng, số buồng, số trang cần gửi fax thì chuyển cho nhân viên phụ trách hành lý gửi trả vào phòng cho khách.

Bước 8: Thực hiện xong các công việc trên thì nhân viên Business Center phải ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng. Sau đó, điền hóa đơn thanh toán và xin chữ ký của khách rồi chuyển đến nhân viên thu ngân tại tiền sảnh. Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân phải ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn.

Mong rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ về Business Center cũng như các công việc cụ thể của một nhân viên tổ dịch vụ văn phòng.

theo CafeLand